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虽然年初很多企业就扛起“精细化”的大旗,但由于缺乏抓手,多数只做了“精细的思考”并非“精细化实践”。“参考去年和上半年预算编制定下半年的,年底不超支就万事大吉”“差旅超标未超支,预算执行顺风顺水”“销售收入缩水,预算等比例缩水就不会错”……上半年企业努力求增长难免超支,面对持续承压,下半年预算这么控还好使吗?有些企业倍感压力,有些却率先找到窍门。
· 晓羊集团以不同商机阶段释放预算,精细化管理上千个销售项目支出,实现整体管理费用降低了30%;
· 中智药业从集团总控转为系统自控,告别警察抓小偷式的支出预算管控模式,集团及12家子公司人均每月费用成本降低30%;
· 纷享销客利用费用支出数据,实现高效率的大项目成本费用及损益管理……
企业支出直接与现金流稳定性挂钩。从预算编制、执行到下一周期计划,“成功上岸”预算精细化的他们是怎么做的?三大诀窍,快来“种草”。
编制:颗粒度要“比头发丝还要细”
财务预算管控的重要性不言而喻,更呈现从部门到员工,管控对象更立体的趋势。据《2022-2023年一体化企业支出报告》(下称报告),受调研的10大行业中,企业普遍会通过项目和部门维度进行预算管控。更有7个行业的企业将预算管控的颗粒度精细至员工维度,并在部门、项目到员工3个视角均部署预算管控。
身处软件SaaS行业的晓羊集团,则是典型的项目制支出预算管控。在晓羊,上千个销售类项目的预算均会严格按照商机阶段分配。“一开始苦于没有明确参考值,在做预算分配时比较痛苦。按商机匹配预算的方式跑下来,我们发现支持业务精细化运营的前提,是需要明确地知道从部门、项目到具体每一位销售,真实的费用支出情况,从而灵活调控。”晓羊集团财务总结强调,“因此,我们在选型费控和支出软件时,重点考量的就是更细致的编制。”目前,颗粒度细的预算编制方式,要求管理员可对预算周期(月、季、半年、年等)、对象(部门、项目、个人等)、预算转结和预算拆解方式进行预算建模以及专项、专人等自定义维度建模。
编制做的好,自然能省钱。如今晓羊集团通过分贝通,不仅轻松实现按项目及个人的事前预算精细化编制,同时还搞定了预算全场景(如机票、酒店等)、多维度(支持部门、项目、个人)的灵活配置。此外,销售项目的费用支出数据均沉淀在分贝通一个平台,如遇额外追加预算的情况,晓羊财务团队还会依据过往花费决策是否给予追加。2022年晓羊教育整体管理费用同比降低30%。
执行:管控在事前,异常预警要及时
预算精细化同样需要管控更严格、调整更灵活和执行更透明。报告显示,35%的企业表示工具缺乏多维度、细颗粒度的预算分析;分别有32%的企业需要及时的预算预警和执行进度实时查看;另有23%的企业需补足预算灵活调整能力。
面对这些头疼的问题,中智药业用“一个平台”就解决了。为了保障业务出差效率,中智药业集团的各子公司对事前差旅审批设置的相对简单,在费用范围内的支出大多数无需领导事前审批,但烦恼的是业务人员并不清楚所在事业部是否有费用、额度多少,加上各地区业务员的差标不同,使得集团经常出现报销超标的问题。这主要是由于缺乏及时的预算执行的异常提示与预警。“财务应该是业务的赋能部门,但因为报销,过去我们的财务和业务就像警察抓小偷,这种状态非常不好。”中智药业CFO表示。“分贝通‘主打’事前管控,我们可以将集团各销售大区的差标、各级别员工的权限、预订规则等事先配置到系统,行程预订后由企业直接付款,分贝通开具‘大发票’和企业统一结算。”更重要的是,分贝通也提供了自动化异常支出预警。
· 员工:出差订票时点击了超出差标的选项,系统会立即提醒不符合公司差标,如果各事业部当月的额度用完了,订票时系统也会告知业务人员额度不足而暂停流程;
· 财务:系统将自动针对员工提交的APP内消费订单、报销单/核销单和对公付款操作进行预算的占用、扣减和释放,并可设置达到一定比例的预警通知,预算执行随时掌握。
预测与计划:穿透数据,没有更好的方法了
数字化时代,掌握数据,读懂数据是每位管理会计都需要掌握的能力。穿透数据,好的工具责无旁贷。“过去我们制定下一年的差标总是滞后的,如集团给到各事业部的标准不一定适合各事业部真实需要的标准。但现在我们可以从后台清楚的看到各事业部在一二线城市、三四线城市每月各自的酒店、餐标都消费了哪些价格,有了这些数据,我们做差标就可以做参考了。这也对预算计划提供了务实的指导。”中智药业CFO表示。费用支出数据甚至可以指导业务。纷享销客通过分贝通盘点支出数据发现,在商旅费用中,前往某城市的机票、酒店费用占比很高,通过对城市所在产业和市场环境分析,以及目前的已签约客户与商机储备,发现该城市的业务在迅速扩张,但没有建立交付团队,导致邻近城市的人员调用频繁,差旅成本高。因此,财务部与经营团队同步观察与发现,一起寻求解决方案。此外,分贝通还能与纷享销客CRM的系统连接,也增加了触达业务、了解业务、分析业务的机会,为其业财融合创造了先决条件。基于“一个平台”,分贝通可支持企业对多维预算报表数据进行上卷、下钻、切片、切块、旋转等各种分析操作,使分析者能从多个角度、多个侧面,如业务、团队甚至到每个员工,实现对不同对象的预算数据观察,从而深入地了解预算的使用情况,做出适时调整。如今企业承压,费控增压,更多好的费用支出管理经验,欢迎扫码详见报告获取。
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2024年07月25日 于上海
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